Excel es una herramienta indispensable para la contabilidad empresarial porque las hojas de cálculo permiten registrar y controlar una gran variedad de datos. Esto se combina con las numerosas funciones de Excel para realizar cálculos, efectuar transacciones y calcular porcentajes. Por eso, las plantillas de Excel son nuestras mejores aliadas a la hora de llevar un negocio eficaz en Excel.
Cómo llevar la contabilidad en Excel
El sistema de contabilidad es la columna vertebral de un negocio porque si no hay control sobre las finanzas y una buena gestión empresarial, se produce el caos. Por eso es tan importante utilizar plantillas de Excel para la contabilidad. Existen diferentes opciones en función del tipo y el tamaño de la empresa. Se puede elegir un sistema de contabilidad básico en un libro de Excel o ampliar y profundizar en determinadas secciones con plantillas de Excel más específicas.
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¿Qué contiene una plantilla de contabilidad básica de Excel?
La plantilla gratuita que aparece a continuación contiene 4 hojas de trabajo con todas las funciones de Excel que necesitas para realizar las operaciones necesarias. Encontrarás una pestaña para el diario, el libro mayor, el balance y una más para analizar los resultados.
- En la hoja de trabajo del diario puede añadir la fecha, el nombre de la empresa, los códigos, la cuenta, el concepto, el débito y el crédito. Recuerde que el botón “Nuevo diario” le permite eliminar todo el contenido del diario para iniciar un nuevo paso. En estos casos, se crea una copia del documento y se utiliza el botón para empezar de nuevo.
- La hoja del Libro Mayor contiene los mismos datos que el diario, más los saldos.
- En la hoja de balance se añaden los códigos de las cuentas, se dividen las cuentas una a una, se dan los tipos de transacciones si son de débito o de crédito, y los saldos si son de crédito o de débito.
- En el resumen de resultados: esta sección es una combinación de la información recopilada desglosada por código, descripción o concepto de la transacción, débito y crédito, e importes totales.
Las ventajas de utilizar Excel para la contabilidad
1 . Miles de fórmulas disponibles
Las fórmulas y funciones de Excel son una gran ayuda para realizar cálculos en las hojas de cálculo de Excel. Con todas las fórmulas disponibles en Excel, podemos realizar fácil y rápidamente operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos. Como podemos insertar referencias de celdas en las fórmulas, y no sólo valores estáticos, las operaciones se recalculan cada vez que cambiamos los datos o introducimos una nueva variable, sin tener que editar las fórmulas. Las fórmulas de Excel más útiles son FindV; FindH; Match; BDExtract; SumProduct. Si no estás familiarizado con estas fórmulas, consulta nuestros artículos en los que explicamos su funcionamiento con ejemplos prácticos.
2 . Convertir fácilmente tablas en gráficos
Otra característica de Excel que te beneficia a la hora de utilizarlo para la contabilidad es la posibilidad de convertir cualquier tabla de datos en un gráfico, que ofrece un análisis mucho más visual. Los gráficos en Excel son una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft para la elaboración de informes, análisis de datos, etc. Si no sabes cómo convertir tus hojas de cálculo en gráficos o minigráficos en Excel, no dudes en contactar con nuestro Curso Intermedio de Excel para informarte.
3 . Formato condicional
Al igual que otros programas de Office, Excel permite destacar los datos en negrita, cursiva, color, etc. Esto nos permite resaltar los datos que más nos interesan en los informes de nuestra empresa. Nos permite resaltar los datos que más nos interesan en los informes de nuestra empresa. Además, podemos aplicar el formato condicional, que es el formato de las celdas según condiciones especificadas. En concreto, el formato condicional nos permite analizar los datos mucho más fácilmente de un vistazo, resaltando valores inusuales, valores negativos, etc. Formato condicional Excel
4. Es una gran base de datos
Otra ventaja de utilizar Excel para la contabilidad es su función de base de datos. Podemos separar los datos en tablas y columnas de la base de datos que hemos creado en Excel. Una vez creada la base de datos en Excel, se puede conectar con otros programas, como Power BI de Microsoft. Para saber más sobre estas conexiones, consulte nuestro artículo Seis formas en que los usuarios de Excel pueden ahorrar tiempo con Power BI.
Usos de Excel que hacen la contabilidad sea mucho más fácil
1 . Crear facturas Utilizando Excel, podemos crear facturas para nuestros clientes.
Todo lo que necesitamos es una plantilla de Excel para crear facturas, que podemos crear nosotros mismos o encontrar en Internet. Una vez que creemos una, el resto funcionará más rápido. Además, si estamos repitiendo con un cliente, podemos coger una factura ya creada para él. Una vez creada la factura, es recomendable convertirla en formato PDF para enviarla al cliente o imprimirla.
2 . Controlar los gastos e ingresos
Nuestro negocio debe ser rentable, y para serlo, debemos gestionar bien nuestros recursos. Con Excel podemos llevar un control de nuestros gastos e ingresos marcando en una hoja todos los gastos e ingresos que tenemos. Esto nos permitirá compararlos y comprobar nuestros beneficios mediante las funciones de Excel. Además, con los gráficos de Excel, podemos tener una idea de nuestros gastos e ingresos y ver su evolución de forma más clara.
3 . Gestión de impuestos
Como hemos comentado al principio, el autónomo debe presentar una serie de impuestos en determinados momentos. Podemos utilizar hojas de cálculo de Excel para gestionar nuestros impuestos. Si utilizamos una plantilla para gestionar los impuestos de los autónomos, nos será más fácil la gestión y ahorraremos mucho tiempo.
4 . Controlar el ahorro
Con Excel, también podemos controlar nuestros ahorros. Con Excel podemos establecer objetivos de ahorro, por ejemplo para un mes, y ver la dinámica de nuestros ahorros. Existen plantillas de Excel para gestionar el ahorro
¿Por qué es tan importante Excel en el trabajo administrativo y financiero?
- Excel tiene una serie de ventajas para el trabajo administrativo y financiero: optimiza el tratamiento de los datos y el tiempo de procesamiento.
- Excel aumenta la productividad al facilitar el tratamiento de los datos con funciones como la clasificación, el filtrado, la búsqueda, etc.
- Se utiliza mucho en la elaboración de informes de datos para proporcionar información para la toma de decisiones.
- Facilita la presentación de datos en tablas y gráficos. Además, las tablas y los gráficos dinámicos permiten analizar los datos desde diferentes ángulos.
- Se pueden analizar grandes cantidades de datos. La posibilidad de importar datos facilita el análisis de datos procedentes de programas empresariales y de contabilidad, así como de extractos bancarios.
- Es posible trabajar en equipo, de modo que diferentes usuarios pueden trabajar en la misma hoja de Excel.
- Es muy útil para comprobar la exactitud de los datos contables, por ejemplo, facilitando el etiquetado de los libros de contabilidad.
- El tratamiento del balance de sumas y saldos en Excel facilita el examen de la integridad contable de las distintas cuentas que componen un balance de sumas y saldos.
- A menudo se utiliza para crear un fondo común bancario. Puede conectarse a otros programas de Office, como Access y Word.
- Permite desarrollar modelos financieros complejos utilizando una variedad de escenarios.
- Facilita la creación de modelos de información financiera para una planificación presupuestaria compleja, generando diferentes escenarios basados en diversas hipótesis empresariales.
- Se pueden utilizar todo tipo de funciones y fórmulas para facilitar el procesamiento de datos. Simplifica y mecaniza las decisiones relacionadas con la evaluación de proyectos de inversión, facilitando la medición de la rentabilidad, la liquidez, la modelización, etc.
- Permite la creación de cuadros de mando integrando varias hojas de cálculo.
¿Qué es una plantilla contable y para qué sirve?
Las plantillas contables de Excel son herramientas sencillas que permiten personalizar varios módulos para definir las cuentas contables de una empresa.
Así, una plantilla contable sirve como garantía de la viabilidad de una empresa, es decir, es una garantía de que los registros contables de la empresa se llevan correctamente y con prontitud.
¿Cómo llevar un libro de contabilidad en Excel?
A la hora de analizar los datos contables de una empresa, Excel sigue siendo una herramienta indispensable que ayuda a controlar la gestión de las compras, los gastos y otras actividades. Para llevar un libro de contabilidad de Excel, le recomendamos
- Haga una contabilidad detallada de sus gastos en una plantilla de Excel, dividida en hojas de cálculo de Excel y detallando toda la información.
- Llevar un registro de sus gastos y recibos mensuales.
- Actualizar la situación fiscal de su empresa.
- Cree y actualice su base de datos de clientes.
- Examine los registros contables de su empresa.
- No se olvide de los gastos indirectos que realiza la empresa.
¿Quién es el responsable de llevar los libros y registros de la empresa?
Hablando de la obligación de llevar libros y registros, el Código de Comercio establece legalmente que: “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, que permita el seguimiento cronológico de todas sus operaciones y la elaboración de balances e inventarios periódicos”. La legislación fiscal preserva así la obligación de llevar libros y registros para los contribuyentes de sociedades, es decir, los que forman parte de una empresa comercial y los empresarios individuales. Quedan excluidos de este marco legal los autónomos dedicados a actividades agrícolas o ganaderas o los empresarios que tributan por métodos simplificados de imposición directa.